PolaParla Broadcast – B2B SaaS -myynti- ja palveluehdot

1. Soveltamisala ja sopijapuolet

Näitä B2B SaaS -myynti- ja palveluehtoja sovelletaan PolaVuo Oy:n (Y-tunnus 3593637-8, jäljempänä ”PolaVuo”) tarjoamaan PolaParla Broadcast -palveluun, kun asiakas hankkii palvelun elinkeino-, ammatti-, julkis-, yhdistys-, seurakunta- tai muuhun yhteisötoimintaansa eikä yksityiseen kulutukseen.

Tilauksen hyväksyvä henkilö vakuuttaa, että hänellä on oikeus sitoa edustamansa organisaatio sopimukseen. Palvelun maksava organisaatio on PolaVuon sopimuskumppani (”Asiakas”). Asiakkaan valtuutetut pääkäyttäjät ja muut käyttäjät käyttävät SaaS-palvelua Asiakkaan lukuun. Broadcast-istuntojen osallistujat ovat loppukäyttäjiä eivätkä ilman erillistä sopimusta PolaVuon maksavia asiakkaita.

2. Sopimuskokonaisuus ja etusijajärjestys

Sopimus muodostuu asiakkaan ja PolaVuon välisestä tarjouksesta tai tilausvahvistuksesta, PolaParla Broadcastin palvelukohtaisista erityisehdoista, näistä B2B SaaS -ehdoista, henkilötietojen käsittelysopimuksesta sekä mahdollisista PolaVuo Oy:n yleisistä toimeksiantoehdoista.

Ristiriitatilanteessa asiakirjojen etusijajärjestys on: (1) allekirjoitettu sopimus tai tilausvahvistus, (2) henkilötietojen käsittelysopimus henkilötietojen käsittelyn osalta, (3) Broadcast-erityisehdot, (4) nämä B2B SaaS -ehdot ja (5) PolaVuon yleiset toimeksiantoehdot.

3. Tilauksen syntyminen ja käyttäjätunnukset

Kuukausitilaus syntyy, kun Asiakas hyväksyy PolaVuon tarjouksen tai tilausvahvistuksen kirjallisesti, allekirjoittaa sopimuksen, maksaa pyydetyn maksun tai muutoin yksiselitteisesti vahvistaa tilauksen. Palvelun käyttö voi alkaa, kun PolaVuo on toimittanut Asiakkaalle sovitut pääkäyttäjä- tai käyttäjätunnukset taikka aktivointiohjeet.

Tilausvahvistuksessa määritellään vähintään tilauspaketti, kuukausihinta, laskutuskausi, tilausten uusiutuminen ja irtisanominen, pääkäyttäjä- ja käyttäjätunnusten määrä, samanaikaisten huoneiden tai istuntojen mahdolliset rajat, käyttäjä- tai käyttökiintiöt, saatavilla olevat kielet, tukitaso ja mahdollinen palvelutasosopimus.

4. Palvelun sisältö ja itsepalveluluonne

PolaParla Broadcast toimitetaan jatkuvana kuukausiveloitteisena SaaS-käyttöoikeutena. Asiakas kirjautuu sille toimitetuilla tunnuksilla, luo ja hallinnoi Broadcast-huoneita tai istuntoja itsenäisesti sekä jakaa osallistujille tarvittavat huonelinkit, QR-koodit tai huonekoodit. PolaVuo ei varaa, rakenna tai toteuta erillistä palvelutoimitusta kutakin tapahtumaa varten.

Palvelu voi tuottaa reaaliaikaisen AI-käännöksen tekstinä, synteettisenä puheena tai molemmissa muodoissa. Tilaus ei sisällä ihmistulkkausta, auktorisoitua käännöstä, tapahtumatuotantoa, operatiivista tapahtumatukea, asiakkaan äänentoistoa, verkkoyhteyttä tai päätelaitteita, tallennetta tai jälkikäsiteltyä transkriptiota, ellei niistä ole erikseen kirjallisesti sovittu.

5. Kuukausimaksu, verot ja maksaminen

Palvelusta veloitetaan tarjouksen tai tilausvahvistuksen mukainen kuukausimaksu etukäteen kultakin laskutuskaudelta. Hinnat ilmoitetaan ilman arvonlisäveroa, ellei toisin mainita, ja voimassa oleva arvonlisävero lisätään hintaan. Tilauspaketin rajat ylittävä käyttö tai erikseen tilattu lisäpalvelu voidaan laskuttaa hinnaston tai erillisen sopimuksen mukaisesti.

Maksuehto on 14 päivää netto, ellei tilausvahvistuksessa toisin sovita. Viivästyneelle määrälle kertyy korkolain mukainen viivästyskorko ja kohtuulliset perintäkulut. PolaVuo voi keskeyttää palvelun, jos erääntynyt maksu on olennaisesti viivästynyt eikä Asiakas korjaa laiminlyöntiä PolaVuon kirjallisen huomautuksen jälkeen.

PolaVuo voi muuttaa kuukausihintaa ilmoittamalla muutoksesta vähintään 30 päivää etukäteen. Muutos tulee voimaan ilmoitusta seuraavan laskutuskauden alussa. Asiakas voi irtisanoa tilauksen päättymään ennen hinnanmuutoksen voimaantuloa.

6. Tilauksen kesto ja irtisanominen

Tilaus on jatkuva ja uusiutuu automaattisesti yhden kuukauden jaksoissa, ellei tilausvahvistuksessa toisin sovita. Asiakas voi irtisanoa tilauksen milloin tahansa; irtisanominen tulee voimaan kuluvan maksetun laskutuskauden päättyessä eikä seuraavaa laskutuskautta veloiteta, kun ilmoitus on vastaanotettu ennen sen alkamista.

Irtisanomisesta ei veloiteta erillistä maksua. Jo alkanutta laskutuskautta koskevaa kuukausimaksua ei palauteta tai hyvitetä osittain, ellei palautus johdu PolaVuon olennaisesta sopimusrikkomuksesta tai pakottavasta laista. PolaVuo voi irtisanoa jatkuvan tilauksen yhden kuukauden irtisanomisajalla.

7. Tilit, tunnukset ja Asiakkaan vastuut

Asiakas nimeää ajantasaisen pääkäyttäjän ja yhteyshenkilön sekä vastaa organisaationsa käyttäjien käyttöoikeuksien hallinnasta. Tunnuksia saa antaa vain Asiakkaan valtuutetuille henkilöille, ja käyttäjän poistuttua tehtävästä hänen käyttöoikeutensa on poistettava viipymättä.

Käyttäjätunnukset ja salasanat ovat henkilökohtaisia, ellei tilauspaketissa nimenomaisesti sallita yhteiskäyttöistä palvelutiliä. Tunnuksia ei saa luovuttaa organisaation ulkopuolisille. Asiakas vastaa tunnustensa alla tapahtuvasta käytöstä ja ilmoittaa epäillystä väärinkäytöstä tai tunnusten vaarantumisesta viipymättä.

Asiakas vastaa käyttämänsä lähdeäänen, mikrofonien, äänentoiston, verkkoyhteyden, päätelaitteiden ja selainten asianmukaisuudesta sekä siitä, että kriittisille viesteille on palvelusta riippumaton varmistusmenettely.

8. Istunnot, osallistujat ja sisällön lainmukaisuus

Asiakas luo ja käynnistää Broadcast-istunnot itsenäisesti sekä jakaa huonelinkit, QR-koodit ja huonekoodit vain oikeutetuille osallistujille. Asiakas huolehtii siitä, että puhujille ja osallistujille annetaan ennen käsittelyä asianmukainen tieto tekoälypohjaisesta tulkkauksesta ja henkilötietojen käsittelystä.

Asiakas vastaa siitä, että sillä on oikeus välittää istuntojen puhe ja muu aineisto PolaVuon käsiteltäväksi sekä siitä, ettei sisältö tai palvelun käyttötapa loukkaa lakia, salassapitovelvollisuutta, tekijänoikeutta, henkilötietojen suojaa tai muuta kolmannen oikeutta.

9. Tilauspaketin muutokset ja lisäpalvelut

Käyttäjämäärän, samanaikaisten istuntojen, kielten, käyttökiintiöiden, tuen tai muun tilauspaketin laajuuden muuttaminen voi edellyttää paketin vaihtamista ja vaikuttaa kuukausihintaan. Tilauspakettiin kuulumattomat työt ja lisäpalvelut laskutetaan PolaVuon voimassa olevan hinnaston tai erikseen sovitun hinnan mukaisesti.

10. Immateriaalioikeudet

PolaVuo ja sen lisenssinantajat säilyttävät kaikki oikeudet palveluun, ohjelmistoon, malleihin, työnkulkuihin, käyttöliittymään, dokumentaatioon, tavaramerkkeihin ja taustaoikeuksiin. Asiakkaalle myönnetään aktiivisen tilauksen ajaksi rajattu, ei-yksinomainen ja ei-siirrettävä oikeus käyttää palvelua organisaationsa toiminnassa tilauspaketin mukaisesti.

Asiakas säilyttää oikeutensa toimittamaansa aineistoon ja istuntojen sisältöön. Reaaliaikaisen käännöksen tallentaminen, julkaiseminen, edelleenlähettäminen, jälleenmyynti tai käyttäminen erillisenä sisältötuotteena edellyttää PolaVuon kirjallista lupaa sekä oikeudenhaltijoiden tarvittavia lupia.

11. Luottamuksellisuus

Osapuolet pitävät salassa toiselta osapuolelta saamansa luottamukselliset tiedot ja käyttävät niitä vain sopimuksen toteuttamiseen. Velvollisuus ei koske tietoa, joka on julkista ilman sopimusrikkomusta, oli vastaanottajan hallussa laillisesti ennen luovutusta, saadaan laillisesti kolmannelta tai kehitetään itsenäisesti. Luottamuksellisuus jatkuu viisi vuotta sopimuksen päättymisestä ja liikesalaisuuksien osalta niin kauan kuin tieto on liikesalaisuus.

12. Henkilötiedot ja AI-sisällön käsittely

Asiakkaan käynnistämien istuntojen lähdeääni, tilapäinen litterointi ja käännökset käsitellään vain reaaliaikaisen palvelun tuottamiseksi. Niitä ei tallenneta pysyvään tallennustilaan, säilytetä istunnon jälkeen, myydä, käytetä profilointiin eikä käytetä PolaVuon tai sen alihankkijoiden mallien kouluttamiseen tai kehittämiseen.

PolaVuo voi käsitellä rajattuja tili-, yhteys- ja turvallisuustietoja käyttäjähallintaa, laskutusta, palvelun reitittämistä, suojaamista ja välittömien häiriöiden selvittämistä varten. Henkilötietojen käsittelystä sovitaan tarkemmin DPA:ssa ja tietosuojailmoituksessa.

13. Palvelun saatavuus, ylläpito ja muutokset

PolaVuo käyttää kaupallisesti kohtuullisia toimia jatkuvan SaaS-palvelun saatavuuden ylläpitämiseksi. Palvelu riippuu kuitenkin muun muassa verkoista, selaimista, päätelaitteista, pilvi-infrastruktuurista ja ulkopuolisista AI- ja puhepalveluista. Tiettyä käytettävyyttä, viivettä, vasteaikaa tai palvelutasoa ei taata, ellei siitä ole erikseen sovittu palvelutasosopimuksessa.

PolaVuo voi tehdä palveluun päivityksiä, ylläpitokatkoja sekä kohtuullisia teknisiä tai tietoturvaan perustuvia muutoksia. Olennaisista ennakoitavista käyttökatkoista ilmoitetaan kohtuullisesti etukäteen. PolaVuo voi keskeyttää palvelun tietoturvauhan, lain tai viranomaisvaatimuksen, Asiakkaan sopimusrikkomuksen tai välttämättömän teknisen syyn vuoksi.

14. Virheestä ilmoittaminen ja palveluhyvitys

Asiakkaan pääkäyttäjän tulee ilmoittaa häiriöstä ilman aiheetonta viivytystä sovitulle tukikanavalle ja antaa kohtuulliset tiedot vian selvittämiseksi. PolaVuolla on oikeus tutkia ja korjata virhe tai tarjota kohtuullinen kiertotapa.

Jos palvelu on PolaVuon vastuulla olevasta syystä olennaisesti poissa käytöstä eikä kohtuullista kiertotapaa ole saatavilla, Asiakkaan ensisijainen hyvitys on vaikutuksen laajuutta vastaava palveluhyvitys. Yhteen häiriöön liittyvä hyvitys on enintään yhden kuukauden arvonlisäveroton kuukausimaksu. Tämä ei rajoita vastuuta, jota ei voida lain mukaan rajoittaa.

15. Vastuunrajoitus

PolaVuo ei pakottavan lain sallimissa rajoissa vastaa välillisestä tai seurannaisvahingosta, liikevaihdon tai voiton menetyksestä, toiminnan keskeytymisestä, datan menetyksestä, mainehaitasta tai Asiakkaan asiakkaan vaatimuksesta.

PolaVuo ei vastaa vahingosta siltä osin kuin se johtuu Asiakkaan tai osallistujan aineistosta, ohjeesta tai toiminnasta, puutteellisesta lähdeäänestä, Asiakkaan vastuulla olevasta verkosta tai laitteesta, tunnusten luvattomasta jakamisesta, puutteellisesta käyttäjähallinnasta tai palvelun käyttämisestä sopimuksen tai ohjeiden vastaisesti.

PolaVuon sopimukseen perustuva kokonaisvastuu rajoittuu vahinkotapahtumaa edeltäneiden kuuden kuukauden aikana kyseisestä palvelusta maksettuihin arvonlisäverottomiin maksuihin. Rajoitus ei koske tahallista tai törkeän huolimatonta menettelyä, olennaista salassapitovelvoitteen rikkomista eikä vastuuta, jota ei voida pakottavan lain nojalla rajoittaa.

16. Ylivoimainen este

Osapuoli ei vastaa viivästyksestä tai laiminlyönnistä, joka johtuu sen kohtuullisen vaikutusmahdollisuuden ulkopuolella olevasta ennakoimattomasta esteestä, kuten laajasta verkkohäiriöstä, viranomaismääräyksestä, työtaistelusta, luonnonilmiöstä, kyberhyökkäyksestä, sähkökatkosta tai kriittisen palveluntarjoajan häiriöstä. Osapuolen on ilmoitettava esteestä ja pyrittävä rajoittamaan sen vaikutuksia.

17. Purku, keskeyttäminen ja käyttöoikeuden päättyminen

Osapuoli voi purkaa sopimuksen olennaisen sopimusrikkomuksen vuoksi, jos rikkomusta ei korjata 14 päivän kuluessa kirjallisesta huomautuksesta. PolaVuo voi keskeyttää tai purkaa sopimuksen välittömästi, jos käyttö on lainvastaista, vaarantaa palvelun tai muiden tietoturvan taikka voi aiheuttaa vakavan oikeudellisen tai turvallisuusriskin.

Kun tilaus päättyy, Asiakkaan ja sen käyttäjien oikeus käyttää palvelua sekä tilit ja tunnukset voidaan sulkea. Broadcastin lähdeääntä, litterointeja tai käännöksiä ei säilytetä eikä niitä ole ladattavissa tilauksen päättyessä.

18. Sovellettava laki ja riidat

Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia lainvalintasäännöksiä lukuun ottamatta. Osapuolet pyrkivät ratkaisemaan erimielisyydet ensin neuvotteluin. Ellei ratkaisua saavuteta, riita ratkaistaan ensimmäisenä oikeusasteena Helsingin käräjäoikeudessa.

19. Yhteystiedot ja ilmoitukset

Sopimusta koskevat ilmoitukset toimitetaan tilausvahvistuksessa nimetylle yhteyshenkilölle tai osoitteeseen contact@polavuo.com. PolaVuo Oy:n kotipaikka on Tampere ja postiosoite c/o Seppo Pienimaa, Tiiliskivenkuja 13 B, 02330 Espoo, Suomi.