PolaParla Broadcast – tietosuojailmoitus

1. Ilmoituksen soveltamisala

Tämä ilmoitus koskee henkilötietojen käsittelyä PolaParla Broadcastin reaaliaikaisessa tulkkauksessa. Se ei kata tapahtuman järjestäjän omaa henkilötietojen käsittelyä, PolaVuon markkinointisivuston mahdollisia evästeitä tai käyttäjän vapaaehtoisesti täyttämää ulkopuolista palautelomaketta, joista annetaan erilliset tiedot.

2. Rekisterinpitäjä ja osapuolten roolit

Asiakasorganisaatio käyttää SaaS-palvelua itsenäisesti, päättää milloin Broadcast-istuntoja käynnistetään ja määrittelee istuntojen puhesisällön käsittelyn tarkoituksen. Asiakas on tämän sisällön rekisterinpitäjä. PolaVuo Oy toimii Asiakkaan lukuun henkilötietojen käsittelijänä tuottaessaan reaaliaikaisen tulkkauksen.

PolaVuo Oy on itsenäinen rekisterinpitäjä rajatuille B2B-asiakas-, pääkäyttäjä-, käyttäjätili-, laskutus-, sopimus-, yhteydenotto- sekä palvelun tietoturvaa koskeville tiedoille, joita se käsittelee omiin lakisääteisiin ja liiketoiminnallisiin tarkoituksiinsa. PolaVuo Oy, Y-tunnus 3593637-8, kotipaikka Tampere, postiosoite c/o Seppo Pienimaa, Tiiliskivenkuja 13 B, 02330 Espoo, Suomi. Yhteys: contact@polavuo.com.

3. Käsiteltävät tiedot

• tapahtuman lähdeääni ja puheen sisältö reaaliaikaisen istunnon aikana
• tilapäinen puheentunnistuksen tuottama teksti ja käännös
• käyttäjän valitsema kieli ja ääni-/tekstiasetus
• huoneeseen liittymisen ja yhteyden ylläpitämisen kannalta välttämättömät tekniset tiedot, kuten IP-osoite, aikaleima, selain- ja laitetiedot, huonekoodi ja yhteyden tila, jos niitä käsitellään palvelun reitityksessä tai tietoturvassa
• Asiakkaan pääkäyttäjien ja valtuutettujen käyttäjien nimi, organisaatio, käyttäjätunniste, yhteystiedot, kirjautumis- ja käyttöoikeustiedot sekä sopimus- ja laskutustiedot.

4. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Tapahtumasisältöä käsitellään järjestäjän dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti reaaliaikaisen puheentunnistuksen, käännöksen, puhesynteesin ja toimituksen toteuttamiseksi. Järjestäjä määrittelee käsittelyn oikeusperusteen ja vastaa osallistujien informoinnista.

PolaVuo käsittelee omassa rekisterinpitäjän roolissaan B2B-asiakas-, käyttäjätili- ja sopimustietoja sopimuksen tekemiseksi ja täyttämiseksi, käyttöoikeuksien hallitsemiseksi, lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi sekä oikeutetun edun perusteella palvelun tietoturvan, väärinkäytösten estämisen ja oikeusvaateiden hoitamiseksi. PolaVuo ei tee käyttäjiä koskevaa automatisoitua päätöksentekoa tai profilointia.

5. Erityiset henkilötietoryhmät

Tapahtuman puheessa voi satunnaisesti ilmetä esimerkiksi terveyttä, uskontoa, poliittisia mielipiteitä tai muita erityisiä henkilötietoryhmiä koskevia tietoja. Järjestäjä vastaa siitä, että tällaiselle käsittelylle on soveltuva yleisen tietosuoja-asetuksen 6 ja 9 artiklan mukainen peruste. PolaVuo ei pyri päättelemään tai profiloimaan tällaisia tietoja.

6. Säilytys ja poistaminen

Lähdeääni, tilapäinen litterointi ja käännös käsitellään siirron ja haihtuvan työmuistin kaltaisissa teknisissä vaiheissa eikä niitä kirjoiteta pysyvään tallennustilaan. Sisältö poistuu automaattisesti käsittelyn päättyessä eikä sitä ole saatavilla istunnon jälkeen.

Rajattuja teknisiä yhteys- ja turvallisuustietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on välttämätöntä yhteyden toimittamiseen, välittömän häiriön tai tietoturvatapahtuman selvittämiseen ja oikeusvaateiden käsittelyyn, minkä jälkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan. Sopimus- ja kirjanpitotietoja säilytetään sopimuksen ja soveltuvan lain edellyttämän ajan.

7. Vastaanottajat ja alihankkijat

PolaVuo käyttää palvelun tuottamiseen tarkoin valittuja infrastruktuuri-, puheentunnistus-, kieli-, käännös- ja puhesynteesipalveluja. Ne saavat käsitellä tietoja vain PolaVuon ohjeiden mukaisesti, vain palvelun tuottamiseksi, eivätkä ne saa säilyttää istuntosisältöä tai käyttää sitä omien tai kolmansien AI-mallien kouluttamiseen. Ajantasainen alihankkijaluettelo annetaan Asiakkaalle SaaS-tilauksen yhteydessä ja pyynnöstä osoitteesta contact@polavuo.com.

Tietoja ei myydä eikä luovuteta kolmansille niiden omaan markkinointiin.

8. Kansainväliset siirrot

Jos henkilötietoja käsitellään Euroopan talousalueen ulkopuolella, PolaVuo käyttää yleisen tietosuoja-asetuksen V luvun mukaista siirtoperustetta, kuten Euroopan komission tietosuojan riittävyyspäätöstä tai vakiosopimuslausekkeita, sekä tarvittaessa täydentäviä suojatoimia. Siirrot ja käsittelyalueet ilmoitetaan asiakkaalle alihankkijaluettelossa.

9. Tietoturva

PolaVuo käyttää riskiin nähden asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä, kuten salattuja yhteyksiä, käyttöoikeuksien rajaamista, luottamuksellisuusvelvoitteita, sisältötallennuksen estämistä, alihankkijoiden sopimusohjausta, turvallista ohjelmistokehitystä sekä tietoturvatapahtumien hallintamenettelyä.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä voi olla oikeus saada pääsy tietoihinsa, oikaista tai poistaa tietoja, rajoittaa tai vastustaa käsittelyä sekä tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle. Koska tapahtumasisältöä ei säilytetä istunnon jälkeen, sitä ei voida myöhemmin hakea, oikaista tai toimittaa rekisteröidylle.

Tapahtumasisältöä koskevat pyynnöt osoitetaan ensisijaisesti tapahtuman järjestäjälle. PolaVuon omassa rekisterinpitäjän roolissa käsittelemiä tietoja koskevat pyynnöt voi lähettää osoitteeseen contact@polavuo.com. Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto.

11. Lapset ja muut erityistä suojaa tarvitsevat osallistujat

Broadcast-istunnon osallistujalta ei edellytetä loppukäyttäjätilin luomista, mutta Asiakkaan pääkäyttäjillä ja valtuutetuilla SaaS-käyttäjillä on käyttäjätilit. PolaParla ei kohdista käyttäjiin mainontaa tai profilointia. Jos istuntoon osallistuu lapsia tai muita erityistä suojaa tarvitsevia henkilöitä, Asiakas vastaa ikä- ja tilannekohtaisesta informoinnista sekä soveltuvasta käsittelyperusteesta.

12. Ilmoituksen muutokset

PolaVuo voi päivittää tätä ilmoitusta palvelun tai lainsäädännön muuttuessa. Ajantasainen versio ja voimaantulopäivä julkaistaan PolaParlan yhteydessä. Tämä versio on voimassa 24.8.2026 alkaen.